外企老油条告诉你Email中的厚黑学


在外企久了 , 你会深深地体会到Email的重要性 , 特别是对项目经理而言 , Email几乎是每天必用的工具 。
打电话、面谈固然重要 , 但是Email是文字上的 , 更显得正式 。特别是项目上的申请、报告、通知等等 , 一封简明流畅的Email很容易反映出你的工作能力 。尤其是给老板的 , 老板没有时间事事听你汇报 , 及时写封详尽的Email给他 , 会起到更好的效果 。如果项目涉及海外公司同事的话 , Email的重要性就更不言而喻了 。
在项目的执行过程中 , 形成用Email与团队沟通的习惯 , 会帮助项目经理理清思路 , 并记录一些细小的事 , 以便日后参阅 。好的项目经理应该能够把自己的邮箱转化为项目管理文件夹 。
Email是最好的呈堂证供
特别是同一件事可以involve多个人进来 , 即copyto多个人 , 这恐怕是最便利且正式的声明方式了 。当然 , 收信人不一定看你的信件 , 没关系 , 发完后打个电话 , 并且有必要的话 , 发信时CC给老板 , 你的职责就算尽到了 , 对方不做是他的事 , 日后有了问题 , Email就是最好的凭证了 。尽管这样有点那个了 , 但是办公室就是这样现实的 , 为了避免扯皮 , 首先要打好预防针 。
Email也是最好的偷懒工具
每天我会收到上百封邮件 , 如果每封都看完 , 岂不是累死!窍门就是只看to的 , cc的基本就无视了(但还是要扫一眼 , 免得将来授人以柄) 。
很多人认为发Email是浪费时间 , 一方面是英语不过关 , 在这里我只能说要在外企打工 , 这是必备的能力 , 既然做这份工作 , 就先练好鸟语再说 。给大家分享我用来学鸟语的网站 , 自己先修炼一下吧:cnn.com美国有线电视广播网 , 著名敌台 , 可以练习英文阅读;teevoo.com醍醐英语是个找外教练口语不错的地方;chinadaily.com国内著名的英文站点 , 比CNN稍微容易一些 。
Email是终极的大杀器
现在外企的邮件列表可以很容易的查询一个员工的组织结构 , 他的同事是谁 , 老板是谁 , 老板的老板是谁……一封来自外部的匿名email , 可以手术刀般的精确击中组织结构上的关键点 , 如果证据确凿 , 往往能够一击致命!
另一个误解Email的原因恐怕就是不会写 , 这里说不会写是指不会写有效的邮件 。邮件怎样才算有效呢?
首先要短小 , 言简意赅 。Email毕竟不是年终报告 , 用不着凑字数 , 尽量让收信人不要按Pagedown就能看完 。
其次要清楚明白 , 尽量分个1、2、3说问题 , 不要几件事揉成一团 。
最后要有的放矢 , 善用CC功能 , 将相关的人都抄送到 , 以示提醒 , 不相关的绝对不要烂抄送 。bcc标识暗送 , 如果你收到一封bcc的邮件 , 表示发件人希望你知道此事 , 但不希望真正收信人和CC的人知道“你知道这件事” 。


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