邮件合并的五大步骤邮件合并的步骤

文章插图
你是不是还在通过邮件单个单个地给面试人员发送面试通知书呢？
你是不是还在通过一个一个地输入数据来制作员工的工资条呢？
你是不是还在用复制、粘贴的方法制作员工工作证呢？
对于这些重复性的工作，为什么不使用轻松、快速的方法来批量完成呢？
下面我们就分享一个批量生成文档的功能，那就是Word的邮件合并功能。当我们在制作文档主体内容相同，只是具体数据有变化的文档时，就可以灵活运用邮件合并功能，快速批量生成各种文档，不仅可以以邮件的形式批量发送，还可以批量打印，非常快速和方便。
1．创建数据源
在邮件合并前，需要预先设定或指定收件人信息，若是没有现成的收件人列表信息，就需要用户手动进行创建。如在“面试通知书”文档中输入收件人列表并将其保存为“面试人员信息”的列表文件，具体操作步骤如下。
Step 01 打开命令，如下图所示。
Step 02 单击按钮，如下图所示。
Step 03 重命名字段按钮，如下图所示。
Step 04 上移字段按钮，如下图所示。
Step 05 删除字段按钮，如下图所示。
Step 06 删除其他字段按钮，如下图所示。
Step 07 确定新建地址列表按钮，如下图所示。
Step 08 保存通讯录按钮，如下图所示。
2．关联数据源
在邮件合并中，用户可直接调用事先已准备的联系人列表，从而真正实现邮件批量合并的目的。
下面将已准备的收件人信息（包含在“.txt”文件中）导入面试通知书中作为合并数据，具体操作步骤如下。
Step 01 选择现有列表进行邮件合并命令，如下图所示。
Step 02 选取数据源按钮，如下图所示。
技术看板
作为邮件合并的外部数据，有3种文件类型：TXT文件、Excel文件和Access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时系统会自动将其保存为Access文件。

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