展览会主要是为了推销本单位的产品、技术或专利,而组织的宣传性聚会 。展览会在商务交往中具有很强的说服力和感染力,不仅可以打动观众,为主办单位广交朋友,而且还可以借助各种传播形式,达到更好的广告效应,从而提高知名度 。正因为如此,几乎所有的商界单位都对展览会倍加重视 。
组织展览会的礼仪
1.确定参展单位
按照商务礼仪的要求,主办单位事先应以适当的方式,向参展的单位发出正式的邀请 。邀请参展单位的主要方式有:寄发邀请函、刊登广告、召开新闻发布会等 。对于报名参展的单位,主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核 。当参展单位的正式名单确定之后,主办单位应及时地以专函进行通知,使被批准的参展单位尽早有所准备 。
2.展览内容宣传
宣传展览会的主要方式有:
(1)公开刊发广告;(2)张贴有关展览会的宣传画;(3)举办新闻发布会;(4)邀请传媒界人士到场进行参观采访;(5)散发宣传性材料和纪念品:
(6)在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅 。
3.展位的布置
布置展览现场的基本要求是:展示陈列的各种展品要围绕既定的主题,进行互为衬托的合理组合与搭配 。要在整体上显得井然有序、浑然一体 。展览会的组织者要尽最大的努力,满足参展单位关于展位的合理要求 。如果参展单位较多,并且对于较为理想的展位竞争较为激烈的话,那么,展览会的组织者可依照展览会的惯例,采用抽签、竞拍、投标、依照参展单位正式报名的先后顺序的方法对展位进行合理的分配 。
值得注意的是,所有参展单位都希望自己能够在展览会上拥有理想的位置 。一般理想的位置,除了收费合理之外,应当面积适当,客流较多,处于较为醒目之处,并且要设施齐备,采光、水电的供给良好 。
4.其他注意事项
无论展览会举办地的社会治安环境如何,组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待 。在举办展览会前,必须依法履行常规的报批手续 。此外,组织者还须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报 。为了预防天灾人祸等不测事件的发生,应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保 。以便利用社会的力量为自己分忧 。
在展览会入口处或展览会的门票上,应将参观的具体注意事项正式成文列出,以方便观众 。在举办规模较大的展览会时,最好从合法的保卫公司聘请一定数量的保安人员,将展览会的保安工作全权交予对方负责 。展览会组织单位的工作人员,均应自觉树立良好的安全意识,尽自己最大的努力,保证展览会的安会 。另外,展览会的组织者,有义务为参展单位提供必要的辅助性服务,从而为展览会画上完美的句号 。
参加展览会的礼仪
1.形象的礼仪
(1)工作人员的形象 。在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装 。最得体的着装是身穿本单位的制服,或者是穿深色的西装、套裙 。在大型的展览会上,参展单位若安排专人迎送宾客时,最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍,并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带 。为了说明各自的身份,全体工作人员应在左胸佩戴胸卡,但礼仪小姐可以除外 。
(2)展示物的形象 。展示之物的形象主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成 。用以进行展览的展品,外观上要力求完美无缺,质量上要优中选优,陈列上要既整齐美观又讲究主次,布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力,而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料,则要印刷精美,并且注有参展单位的主要联络方式 。
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